Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya!
Sistem informasi manajemen yang telah dikembangkan bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional dan mendukung keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan, mengontrol kegiatan perusahaan. SIM bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk seluruh manajer perusahaan dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, dan keluaran bentuk matematika. Para manajer di semua ditiap departemen dapat menerima keluaran ini, yang sebagian besar dihasilkan dari gabungan data Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang ada. Sistem informasi Manajemen mempunyai subsistem berupa Sistem Informasi Bisnis adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang bertujuan untuk mengumpulkan, memproses, dan menghasilkan informasi yang berhubungan dengan transaksi-transaksi keuangan.Perencanaan strategis prusahaan merupakan perencanaan jangka panjang yang mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi posisi paling menguntungkan bagi perusahaan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi pada manajemen tingkat atas untuk mencapai tujuan-tujuan
tersebut. Semua perenanaan strategis area ungsiaonal harus bekerjasama dalam proses perecanaan strategis mereka. Pengembangan jasa informasi dan strategi bisnis dan rencana strategis perusahaan dikembangkan secara bersama-sama. Rencana strategis perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana strategis jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem dimasa depan.
Pada tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an, perusahaan multinasional besar melakukan pembangunan sistem informasi global mereka (GIS/ Global Information System). Pada tahun 2000-an, kurang lebih 2070 perusahaan multinasional akan didorong untuk memperbaiki aplikasi sistem informasi dan bentukan arsitektur sistem ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/ CBIS). Beberapa industri raksasa seperti Samsung, Siemens, Sony, Carrefour, Suzuki dan Microsoft memiliki pusat dunianya secara global (global focus). Seperti halnya Siemens yang selalu melihat wilayah pasaran yang potensial sebagai fokus dunia global.
Strategi bisnis bisnis global membatasi kendali di bawah perusahaan induknya. Produk untuk seluruh pasaran dunia globalnya dibuat secara terpusat dan dikirimkan ke cabang-cabangnya. Aliran produk dan informasi di antara perusahaan induk dan cabangnya bergerak dalam satu arah menuju cabang. Sistem informasi dari strategi ini menempati kapasitas terbesar di lokasi induk dan menonjolkan sentralisasi pada basis data dan proses.
Strategi bisnis multinasional merupakan perpaduan kendali yang bersifat sentralisasi dari strategi dunia global dan kendali yang desentralisasi dari strategi multinasional. Dalam penerapan sistem ini, kelompok manajemen di perusahaan induk lebih mengetahui dan terampil dalam memasuki pasaran dunianya. Cabang-cabang menggunakan keahlian mereka untuk menyesuaikan produk, proses, dan strategi kepada pasaran mereka masing-masing bedasarkan kelompok manajemen yang telah ditetapkan. Perusahaan yang mengikuti strategi bisnis ini menjalankan sistem antar organisasi yang menghubungkan basis data dan proses dari induk dengan cabang-cabangnya.
Strategi bisnis antarnegara, yang dikenal pada tahun 1980-an. Dimana, Perusahaan induk dan seluruh cabang bekerja sama dalam merumuskan strategi dan mengoperasikan kebijakan dan mengkoordinasi logistik untuk menempatkan produk pada pasaran yang tepat. Perusahaan induk memantau pencapaian yang dapat diraih melalui penggabungan bisnis global untuk efisiensi, namun tetap memberikan keleluasaan pada tingkat lokal operasi perusahaan cabang. Perusahaan yang menerapkan strategi ini melakukan penggabungan pada sistem informasinya dengan mengikuti standar yang digunakan pada skala internasional bersamaan dengan rancangan sistem informasi pada umumnya. Strategi ini menempatkan tanggung jawab yang besar pada pengelola basis data untuk memastikan bahwa rancangan basis data perusahaan lazim digunakaan di seluruh dunia.
Hubungan antara Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis
Integrasi data dan Informasi, dengan SI memungkinkan perusahaan mengintegrasikan data dengan baik baik berupa data setup, maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan jaringan di perusahaan. Sehingga dapat dimanfaatkan untuk membuat laporan manajerial yang dapat digunakan untuk merencanakan, pengorganisasian, dan pengontrolan terhadap kinerja perusahaan secara unit, maupun keseluruhan.
Pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundasi data, dengan adanya sfasilitas sistem informasi bahaya duplikasi data dapat dihindari, data menjadi konsisten, sehingga dapat dipakai bersama disetiap departemen.
Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial, dengan adanya SI manajer dapat mengumpulkan data yang cepat dan akurat, yang dapat digunakan untuk mengolah mereka untuk membuat laporan manajerial.
Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan. Daya saing perusahaan dipengaruhi oleh kualitas produk dan keputusann yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah. Semua ini dapat ditingkatkan dengan pembangunan SI, dengan SI semua lini perusahaan (terutama bagian produksi dan persediaan) mendapatkan informasi yang cepat mengenai produk sehingga apabila produk rusak atau mutu kurang baik dapat dilakukan perbaikan ulang atau diafkir. Kecepatan layanan dapat diperoleh dengan waktu yang singkat diperoleh oleh konsumen dalam mendapatkan pelayanan tentang informasi yang dibutuhkan.
Efisiensi biaya dan waktu. Pemanfaatan SI yang digunakan seoptimal mungkin akan menurunkan pengeluaran biaya perusahaan dengan pemanfaatan sumber daya teknologi, serta meningkatkan produktifitas perusahaan dengan cepatnya waktu pelayanan.
Meningkatkan citra perusahaan. SI dapat meningkatkan citra perusahaan dari susut staf maupun pihak eksternal perusahaan. Karena layanan konsumen yang cepat, dan karyawan menjadi cukup ringan dalam mengelolah transaksi yang terjadi. Kepercayaan masyarakat akan meningkat dan akan mendorong pembelian kembali dari produk perusahaan.
Sistem informasi untuk menunjang kegiatan strategis berbeda dengan SI konvensional, seperti;
Dukungan; SI secara konvensional untuk mendukung manajer menyelesaikan masalah kritis, sedangkan SI strategis untuk mendukung manajer dalam menerapkan strategi.
Fokus, SI konvensional mengunakan teknologi untuk kepentingan manusia, sedangkan SI stratejik sebagai alat atau senjata kompetisi.
Tujuan, SI konvensional lebih untuk pengurangan biaya (efisiensi), SI stratejik untuk memenangkan persaiangan.
Orientasi, SI konvensional berientasi ke aplikasi internal, sedang SI stratejik orientasi baik internal maupun eksternal untuk menjangkau konsumen.
Jadi perusahaan yang mengunakan SI untuk tujuan strategis dapat diartikan sebagai perusahaan yang memilki Sistem Informasi Stratejik (SIS) didefinisikan sebagai sistem yang terdiri dari sistem-sistem teknologi informasi apapun di level manapun yang dapat digunakan untuk menerapkan strategi perusahaan. Perusahaan yang menyelaraskan antara pengunaan teknologi informasi yang dapat mendukung dan melaksanakan atau mengimplementasikan satu atau lebih strategi kompetisi sebagai berikut :
Caterpilar Company (perusahaan alat-alat berat), pernah kalah bersaing dengan perusahaan Jepang Komatsu yang dengan harga lebih murah 40%, namun dengan biaya $2 milyard, membangn serat optik untuk mengunakan satelit, untuk menerapkan sistem informasi eksekutif yang dapat menganalisa data, trend dan evalausi kinerja dialer dan pemasok-pemasok, teleconference , CIM (robot, CAD, CAM) dibeberapa pabrik, MRP II dan sistem pembelian dan logistik. Penerapan ini mampu menghemat biaya sediaan dalam proses sampai 60% (sampai jutaan dollar), waktu pemesanan turun dari 40 hari menjadi 10 hari, pengiriman tepat waktu meningkat sampai 70%, sehingga perusahaan dapat memenangkan pangsa pasar sampai 30%.
Strategi bisnis multinasional merupakan perpaduan kendali yang bersifat sentralisasi dari strategi dunia global dan kendali yang desentralisasi dari strategi multinasional. Dalam penerapan sistem ini, kelompok manajemen di perusahaan induk lebih mengetahui dan terampil dalam memasuki pasaran dunianya. Cabang-cabang menggunakan keahlian mereka untuk menyesuaikan produk, proses, dan strategi kepada pasaran mereka masing-masing bedasarkan kelompok manajemen yang telah ditetapkan. Perusahaan yang mengikuti strategi bisnis ini menjalankan sistem antar organisasi yang menghubungkan basis data dan proses dari induk dengan cabang-cabangnya.
Strategi bisnis antarnegara, yang dikenal pada tahun 1980-an. Dimana, Perusahaan induk dan seluruh cabang bekerja sama dalam merumuskan strategi dan mengoperasikan kebijakan dan mengkoordinasi logistik untuk menempatkan produk pada pasaran yang tepat. Perusahaan induk memantau pencapaian yang dapat diraih melalui penggabungan bisnis global untuk efisiensi, namun tetap memberikan keleluasaan pada tingkat lokal operasi perusahaan cabang. Perusahaan yang menerapkan strategi ini melakukan penggabungan pada sistem informasinya dengan mengikuti standar yang digunakan pada skala internasional bersamaan dengan rancangan sistem informasi pada umumnya. Strategi ini menempatkan tanggung jawab yang besar pada pengelola basis data untuk memastikan bahwa rancangan basis data perusahaan lazim digunakaan di seluruh dunia.
Hubungan antara Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis
- Para eksekutif perusahaan secara bersama dapat memperoleh penjelasan mengenai pengaruh yang mungkin terjadi pada sistem informasi dunia dalam strategi bisnis.
- Memahami masing-masing unit usaha dalam strategi bisnis.
- Menentukan siasat sistem informasi yang tepat untuk masing-masing unit strategi.
- Mengenali pentingnya aplikasi untuk mencapai masing-masing siasat sistem informasi dan memprioritaskan penerapannya.
- Menetapakan tanggung jawab untuk menerapkan aplikasi.
Integrasi data dan Informasi, dengan SI memungkinkan perusahaan mengintegrasikan data dengan baik baik berupa data setup, maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan jaringan di perusahaan. Sehingga dapat dimanfaatkan untuk membuat laporan manajerial yang dapat digunakan untuk merencanakan, pengorganisasian, dan pengontrolan terhadap kinerja perusahaan secara unit, maupun keseluruhan.
Pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundasi data, dengan adanya sfasilitas sistem informasi bahaya duplikasi data dapat dihindari, data menjadi konsisten, sehingga dapat dipakai bersama disetiap departemen.
Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial, dengan adanya SI manajer dapat mengumpulkan data yang cepat dan akurat, yang dapat digunakan untuk mengolah mereka untuk membuat laporan manajerial.
Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan. Daya saing perusahaan dipengaruhi oleh kualitas produk dan keputusann yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah. Semua ini dapat ditingkatkan dengan pembangunan SI, dengan SI semua lini perusahaan (terutama bagian produksi dan persediaan) mendapatkan informasi yang cepat mengenai produk sehingga apabila produk rusak atau mutu kurang baik dapat dilakukan perbaikan ulang atau diafkir. Kecepatan layanan dapat diperoleh dengan waktu yang singkat diperoleh oleh konsumen dalam mendapatkan pelayanan tentang informasi yang dibutuhkan.
Efisiensi biaya dan waktu. Pemanfaatan SI yang digunakan seoptimal mungkin akan menurunkan pengeluaran biaya perusahaan dengan pemanfaatan sumber daya teknologi, serta meningkatkan produktifitas perusahaan dengan cepatnya waktu pelayanan.
Meningkatkan citra perusahaan. SI dapat meningkatkan citra perusahaan dari susut staf maupun pihak eksternal perusahaan. Karena layanan konsumen yang cepat, dan karyawan menjadi cukup ringan dalam mengelolah transaksi yang terjadi. Kepercayaan masyarakat akan meningkat dan akan mendorong pembelian kembali dari produk perusahaan.
Sistem informasi untuk menunjang kegiatan strategis berbeda dengan SI konvensional, seperti;
Dukungan; SI secara konvensional untuk mendukung manajer menyelesaikan masalah kritis, sedangkan SI strategis untuk mendukung manajer dalam menerapkan strategi.
Fokus, SI konvensional mengunakan teknologi untuk kepentingan manusia, sedangkan SI stratejik sebagai alat atau senjata kompetisi.
Tujuan, SI konvensional lebih untuk pengurangan biaya (efisiensi), SI stratejik untuk memenangkan persaiangan.
Orientasi, SI konvensional berientasi ke aplikasi internal, sedang SI stratejik orientasi baik internal maupun eksternal untuk menjangkau konsumen.
Jadi perusahaan yang mengunakan SI untuk tujuan strategis dapat diartikan sebagai perusahaan yang memilki Sistem Informasi Stratejik (SIS) didefinisikan sebagai sistem yang terdiri dari sistem-sistem teknologi informasi apapun di level manapun yang dapat digunakan untuk menerapkan strategi perusahaan. Perusahaan yang menyelaraskan antara pengunaan teknologi informasi yang dapat mendukung dan melaksanakan atau mengimplementasikan satu atau lebih strategi kompetisi sebagai berikut :
1. Cost leadership strategy
Sistem informasi yang mendukung strategi ini adalah perusahaan sebagai produsen dengan biaya terendah dengan cara; menurunkan biaya dalam proses bisnis melalui rekayasa proses bisnis, menurunkan biaya dari pemasok, menurunkan biaya ke pelangan. Perusahaan yang menerapkan strategi ini misalnya; perusahaaan J. B. Hunt, yang mengunakan komputer yng dihubungkan dengan pasar komoditi bensin untuk memonitor harga bensin dan membeli pada saat harga bensin rendah. Perusahaaan Roadway express (memiliki pompa bensin), bisa membandingkan harga-harga yang ditawarkan oleh pemasok dan membeli yang terendah, demgan memanfaatkan komputer. 7-eleven (prusahaan ritel di amerika) berinvestasi sampai $200 juta untuk menemukan keinginan pelangan, dan menentukan produk yang harus disediakan di toko, perusahaan menerapkan pemajangan produk secara bergantian tiap jam, untuk menghemat tempat yang sewanya yang mahal di Jepang, sehingga menghemat biaya dan menghasilkan laba yang sangat besar.Caterpilar Company (perusahaan alat-alat berat), pernah kalah bersaing dengan perusahaan Jepang Komatsu yang dengan harga lebih murah 40%, namun dengan biaya $2 milyard, membangn serat optik untuk mengunakan satelit, untuk menerapkan sistem informasi eksekutif yang dapat menganalisa data, trend dan evalausi kinerja dialer dan pemasok-pemasok, teleconference , CIM (robot, CAD, CAM) dibeberapa pabrik, MRP II dan sistem pembelian dan logistik. Penerapan ini mampu menghemat biaya sediaan dalam proses sampai 60% (sampai jutaan dollar), waktu pemesanan turun dari 40 hari menjadi 10 hari, pengiriman tepat waktu meningkat sampai 70%, sehingga perusahaan dapat memenangkan pangsa pasar sampai 30%.
2. Diferentaiation strategy
Sistem informasi mendukung strategi ini mampu menyediakan produk/ jasa yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada pelangan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan teknologi informasi untuk membuat produk/ jasa berbeda, mengunakan teknologi informasi untuk mengurangi keuntungan diferensiasi pesaing. Perusahaan yang mengunakan strategi ini misalnya Digital Equipment Corporation (DEC) dengan mengunakan sistem pakar mengunakan X-Con untuk mengkomfigurasi sistem komputer berdasarkan pesanan pembeli yang memiliki selera yang berbeda.3. Focus strategy
Sistem Informasi yang mendukung strategi ini dapat membantu perusahaan memfokuskan produk/ jasa disuatu niche market khusus. Misalnya pada perusahaan Domino’s Pizza yang memfokuskan kepada penjualan Pizza dikirim tepat waktu; kurang dari 15 menit jika lebih akan gratis, dengan bekerja sama dengan AT&T yang mengurus telepon yang masuk dengan menidentifikasi otomatis telepon yang masuk, alamat yang diteuskan ke toko Domino’s Pizza yang paling dekat dengan penelpon, yang membutuhkan waktu 7-11 detik. Pihak toko mengetahui nomor telepon tersebut berdasarkan caller’s ID dan mengetahuim alamat pemesan dari basis data di komputer, sehingga dapat mengirimkan pizza secepat mungkin.4. Inovation strategy
Sistem informasi yang mendukung strategi ini mampu mendukung perusahaan untuk menemukan produk/ jasa terbaru dibandingkan pesaingnya dengan cara; membuat market baru dengan mengunakan teknologi informasi, misalnya kerjasama Merill Lynch bekerjasama dengan Bank One untuk menghasilkan produk inovasi berupa Cash Manajement account (CMA) dengan program ini nasabah pasar modal dan pasar uang dapat mengetahui laporan keuangan mereka sendiri, membuat cara baru menjual produk dan jasa yang melibatkan teknologi informasi, misalnya McKesson Drug Company mengunakan sistem order elektronik (disebut Economost), yang memungkinkan apotik atau toko obat memesan lewat fax, telepon maupun online, sehingga peneremiaan order berlangsung cepat dan dapat diandalkan, dan mengurangi tenaga kerja bagian pemesanan, serta meningkatkan loyalitas pelangan karena hemat waktu, baiaya akurasi, biaya kenyamanan dan baiaya pulsa yang lebih murah.5. Aliancy strategy
Sistem informasi strategi ini mampu membuat hubungan kerjasama yang menguntungkn dengan pemasok, perusahaan lain dan bahkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan sistem informasi anatar organisasi untuk menghubungkan dengan sistem-sistem informasi perusahaan lain. Misalnya perusahaan 7-eleven Jepang bekerjasama dengan pemasok-pemasok dan lainnya.6. Growth Stretegy
Sistem informasi ini dapat mendukung perusahaan membantu dan mengembangkan divesifikasi pasar, misalnya Citicorp yang mengunakan ATM pertama kali di kota New York untuk mendapatkan nasabah baru.7. Quality Strategy
Sistem informasi yang mendukung strategi ini dapat meningkatkan kualitas dari produk/ jasa dengan cara; mengunakan robot, CAM atau CIM untuk meningkatkan kaulitas produk, mengunakan teknologi informasi untuk peningkatan berkelanjutan dari produk. Perusahaan yang menerapkan cara ini misalnya Caterpilar Company (CAT).
Dengan demikian pemanfatan SI dapat meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan (tercapainya tujuan sebuah organisasi dengan efektif dan efisien) dengan memanfaatkan sumberdaya informasi untuk mencapai keungulan kompetitif, karena pemanfaatan sumber daya teknologi selain dapat meningkatkan; kecepatan (pengolahan data data pelayanan), keakuratan, efisiensi, dapat juga untuk meningkatkan produktifitas perusahaan, diferensiasi produk atau layanan, dapat melayani pasar khusus konsumen tertentu, dapat melakukan inovasi, memungkinkan kerjasama antar perusahaan, menumbuhkan pasar baru dan meningkatkan kualitas produk atau jasa. sehingga baik secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan, pengurangan biaya-biaya dan loyalitas konsumen.
Sutedjo, Budi. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi.Penerbit Andi. Yogyakarta
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Dunia#Hubungan_antaraSistem_Infor-masi_Dunia_dengan_Strategi_Bisnis
LINK TERKAIT: http://kumpulantugasekonomi.blogspot.com/2010/02/bagaimana-organisasi-memanfaatkan.html
http://mulydelavega.blogspot.com/2009/06/pilihan-mekanisme-perancangan-sistem.html
DAPTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Tekonologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. YogyakartaSutedjo, Budi. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi.Penerbit Andi. Yogyakarta
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Dunia#Hubungan_antaraSistem_Infor-masi_Dunia_dengan_Strategi_Bisnis
LINK TERKAIT: http://kumpulantugasekonomi.blogspot.com/2010/02/bagaimana-organisasi-memanfaatkan.html
http://mulydelavega.blogspot.com/2009/06/pilihan-mekanisme-perancangan-sistem.html